La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne est un outil désormais incontournable pour les employeurs souhaitant faciliter leurs démarches administratives lors de l’embauche d’un nouveau salarié. Cet article vous présente les avantages de cette procédure dématérialisée, le fonctionnement de la DPAE en ligne, ainsi que les étapes à suivre pour effectuer cette déclaration.
Les avantages de la DPAE en ligne
La DPAE en ligne offre plusieurs avantages pour les employeurs :
- Simplification des démarches : La déclaration en ligne permet d’éviter les erreurs liées à la saisie manuelle et de centraliser toutes les informations nécessaires sur une seule plateforme. De plus, elle permet d’accéder aux documents utiles et d’obtenir une confirmation immédiate du dépôt de la déclaration.
- Gain de temps : La télédéclaration est généralement plus rapide que la procédure papier, car elle évite le délai postal et le traitement manuel des documents. En outre, il est possible de préremplir certaines données pour gagner encore plus de temps lors des prochaines embauches.
- Sécurité des données : Les informations transmises par voie électronique sont cryptées et protégées, assurant ainsi leur confidentialité et leur intégrité. De plus, les données sont conservées dans un environnement sécurisé et peuvent être consultées à tout moment par l’employeur et les organismes concernés.
- Respect de l’environnement : La dématérialisation des démarches contribue à la réduction des déchets papier et des émissions de CO2 liées au transport des documents.
Le fonctionnement de la DPAE en ligne
La DPAE en ligne doit être effectuée auprès de l’Urssaf (ou la MSA pour les entreprises du secteur agricole) au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche du salarié. Elle remplace plusieurs démarches administratives, notamment :
- La déclaration unique d’embauche (DUE), qui est désormais intégrée à la DPAE ;
- L’immatriculation du salarié à la sécurité sociale ;
- La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;
- L’adhésion à un service de santé au travail.
Pour effectuer une DPAE en ligne, l’employeur doit disposer d’un compte sur le site officiel de l’Urssaf ou de la MSA. La création du compte est gratuite et permet d’accéder aux services en ligne, tels que la consultation des comptes, le paiement des cotisations et le suivi des démarches.
Les étapes pour effectuer une DPAE en ligne
Voici les principales étapes à suivre pour réaliser une DPAE en ligne :
- Inscription sur le site de l’Urssaf ou de la MSA : Pour créer un compte, il suffit de remplir un formulaire avec les informations nécessaires (SIRET, adresse, coordonnées du responsable, etc.) et de choisir un identifiant et un mot de passe. Une fois le compte activé, l’employeur peut accéder aux services en ligne.
- Accès à la rubrique « Déclarer une embauche » : Dans cette rubrique, l’employeur doit sélectionner le type de déclaration (DPAE) et renseigner les informations relatives au salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.), ainsi que les éléments du contrat de travail (date d’embauche, durée du travail, etc.). Il est également nécessaire d’indiquer si le salarié est déjà affilié à un service de santé au travail.
- Validation et envoi de la déclaration : Après avoir vérifié les informations saisies, l’employeur peut valider et envoyer la déclaration. Un accusé de réception électronique est alors délivré pour attester du dépôt de la DPAE. L’employeur doit conserver cet accusé pendant au moins 5 ans.
- Suivi des démarches : L’employeur peut consulter à tout moment l’état d’avancement des démarches liées à la DPAE (immatriculation du salarié, affiliation à l’assurance chômage, etc.) depuis son compte en ligne. En cas de besoin, il peut également contacter les organismes concernés pour obtenir des informations ou signaler un changement de situation.
Il est important de noter que certaines catégories d’employeurs et de salariés ne sont pas concernées par la DPAE en ligne, comme les particuliers employeurs, les artistes et les sportifs professionnels. Dans ces cas, des procédures spécifiques sont mises en place pour effectuer la déclaration préalable à l’embauche.
La DPAE en ligne constitue donc une solution pratique et efficace pour simplifier les démarches d’embauche et gagner du temps dans le traitement administratif. Grâce à cette procédure dématérialisée, les employeurs peuvent se concentrer sur le développement de leur entreprise tout en respectant leurs obligations légales et réglementaires.
